Generella regler för alla företag under Coronapandemin

Regeringen och samarbetspartierna har tagit fram en rad olika krispaket med olika stöd till företag och anställda. Vi reder ut vad som gäller och sammanfattar de generella reglerna för alla företag. För företag i vissa branscher eller regioner/kommuner kan det finnas ytterligare stödformer som vi inte tar upp här. I olika konkreta situationer kan det finnas detaljerade regler att ta hänsyn till eller begränsningar som påverkar olika handlingsalternativ. Kontakta oss gärna för mer konkret rådgivning.

Artikeln uppdateras kontinuerligt, senast uppdaterad 2021-01-21.

Smittskyddsåtgärder för företag

Alla verksamheter såsom företag ska utifrån bindande föreskrifter och allmänna råd från Folkhälsomyndigheten och smittskyddsläkare säkerställa att de vidtar lämpliga åtgärder för att undvika smittspridning av covid-19. I de nya allmänna råden betonas individens ansvar för att minska smittspridning.

Enligt de allmänna råden kan åtgärder för att minska smittspridning vara att t.ex.
1. Sätta upp information till personal, kunder och andra besökare.
2. Markera avstånd på golvet.
3. Möblera om eller på annat sätt skapa utrymme för att undvika trängsel.
4. Hålla digitala möten och andra digitala alternativ.
5. Erbjuda möjligheter att tvätta händer med tvål och vatten och erbjuder handsprit.
6. Minimera antalet personer vid samma tidpunkt, särskilt i trånga lokaler. Krav införs på maxantal i butiker m.m. Trängsel får inte förekomma.

För arbetsplatser gäller följande allmänna råd.

Arbetsgivare bör vidta åtgärder för att anställda ska kunna följa dessa föreskrifter och allmänna råd. Sådana åtgärder kan t.ex. vara: se till att personal, om det är möjligt
1. Uppmana all personal som kan att arbeta hemifrån att de ska arbeta hemifrån och erbjuda förutsättningar för det.
2. Använda digitala alternativ eller skjuter upp tjänsteresor, konferenser och liknande arrangemang.
3. Ge anställda möjlighet att hålla avstånd till varandra, t.ex. vid möten, i fikarum och i omklädningsrum.
4. Ge anställda möjlighet att regelbundet tvätta sina händer med tvål och vatten eller använda
handdesinfektion.

Det aktuella nationella allmänna rådet återfinns hos Folkhälsomyndigheten på denna länk. Enligt dessa allmänna råd bör arbetsgivare vidta åtgärder för att anställda ska kunna följa de allmänna råden vid lokala utbrott av covid-19. Det kan även finnas regionala rekommendationer och dessa kan skilja sig något mellan olika regioner, framförallt när det gäller tidpunkter och antalet deltagare vid arrangemang. Rekommendationerna handlar om följande generella regler:
– Undvika fysiska kontakter med andra personer än de man bor tillsammans med. Regionalt kan gälla
lägre gränser antalet personer som får delta i en sammankomst jämfört med de generella riktlinjerna.
– Undvika aktiviteter som inte går att genomföra utan fysiskt avstånd, t.ex. hälso- eller skönhetsvård som inte är medicinskt motiverad.
– Avstå från att vistas i inomhusmiljöer som t.ex. butiker, köpcentrum och gym. Detta kan för företag innebära att minimera antalet besökare, anpassa öppettider och erbjuda digitala alternativ.
– Avstå från att delta i t.ex. möten. För arbetsgivare innebär detta att uppmana personalen att arbeta hemifrån när så är möjligt, skjuta upp tjänsteresor, konferenser och andra fysiska möten.

Det finns också regler som begränsar antalet deltagare vid olika arrangemang och andra restriktioner som ka träffa vissa branscher. Antalet deltagare vid allmänna sammankomster får vara högst 8, antalet deltagare är efter införande av pandemilagen bindande. Rekommendationen är att denna gräns även ska tillämpas i alla andra sociala sammanhang, för restauranger m.fl. gäller dock max 4 personer i samma sällskap fr.o.m. den 24 december. De nya reglerna gäller allmän sammankomst och offentliga tillställningar. I detta ingår aktiviteter och arrangemang som vänder sig till allmänheten. Exempel på sådana arrangemang är:
– Föreläsningar och kurser m.m. Utbildningar som vänder sig till en sluten krets torde inte omfattas av reglerna, inte heller digitala arrangemang omfattas.
– Teater, bioföreställning, konserter, om inte reglerna om sittande publik ovan är tillämpliga
– Marknader och mässor
– Tävlingar och uppvisningar, begränsningen här gäller publik.
– Andra typer av arrangemang och sammankomster som vänder sig till allmänheten i princip oavsett vilket slag det rör sig om så länge kriterierna för allmän sammankomst och offentlig tillställning är uppfyllt.

De nya reglerna träffar alltså även t.ex. artistuppträdanden på serveringsställen för vilka hittills särskilda regler gäller. För restauranger och barer gäller även andra begränsningar, det är t.ex. från den 24/12 inte tillåtet att servera alkohol efter 20, tidigare gällde från 22. Däremot torde inte reglerna formellt omfatta bolagsstämmor och föreningsstämmor eftersom de inte är någon offentlig sammankomst. Det är dock inte möjligt att hyra eller låna en lokal för sammankomster som omfattar fler än åtta personer med stöd av pandemilagen. Med hänsyn till de allmänna råden om att begränsa fysiska möten är det dock olämpligt att tills vidare anordna fysiska möten, och om de ändå anordnas bör de hållas utomhus. Vi vill påminna om att det är möjligt att anordna stämmor digitalt eller genom fullmaktsinsamling.

Hemarbete

Folkhälsomyndigheten rekommenderar hemarbete när så är möjligt. Det är alltid arbetsgivaren som bestämmer om arbete kan utföras hemifrån men rekommendationen har skärpts och numera gäller att hemarbete ska ske när så är möjligt. Arbetsgivare ska också erbjuda förutsättningar för hemarbete när så är möjligt. Detta sker i så fall med bibehållen lön. För andra än offentliga arbetsgivare gäller att en överenskommelse ska träffas mellan arbetsgivare och anställda om hemarbete, för offentliga arbetsgivare gäller en skyldighet att arbeta hemma när det inte är nödvändigt att vara på arbetsplatsen. Den anställde har alltså ingen ovillkorlig rätt att kräva att få arbeta hemifrån. Inte heller har den anställde rätt att vara hemma med barn p.g.a. oro för smitta eller för att barnens skola håller stängt. Är barnet sjukt eller riskerar att vara smittbärare gäller vanliga regler för vård av sjukt barn.

I vissa fall, såsom vid smittorisk, kan en arbetsgivare kräva att en anställd arbetar hemifrån och en sådan tillfällig omplacering kan innefatta även andra arbetsuppgifter än de normala. För gravida kvinnor gäller krav på särskilda försiktighetsåtgärder för att undvika att de utsätts för smitta. Däremot kan arbetsgivaren inte kräva att någon ska sjukskriva sig. Det arbetsgivaren kan göra är att uppmana den anställde att sjukskriva sig. Vill den anställde inte sjukskriva sig och arbetsgivaren inte vill att den anställde ska vara på arbetsplatsen kan arbetsgivaren endast kräva att den anställde är borta från arbetsplatsen men med bibehållen lön. Detta är huvudregler men det finns undantag, t.ex. när en anställd i samband med semester hamnar i karantän i ett annat land.

Arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar även vid hemarbete. I detta ingår att förebygga såväl fysisk som psykisk ohälsa och olycksfall. Hemmet är dock en privat sfär som arbetsgivaren endast får ta del av om parterna är överens om detta. Även den anställde har ett ansvar, t.ex. att uppmärksamma och rapportera risker i arbetsmiljön. Skattefrågor kring utrustning för hemarbete behandlas längre fram.

Tjänsteresor

Ytterst är det arbetsgivaren som beslutar om vilka tjänsteresor som ska vidtas och en anställd kan inte vägra att åka på en resa som bedöms nödvändig. Samtidigt har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar som bl.a. innebär att de anställda inte ska utsättas för onödiga risker. Folkhälsomyndigheten rekommenderar företag att undvika alla onödiga resor i arbetet och hålla digitala möten där så är möjligt. UD avråder för närvarande från alla icke nödvändiga resor till länder utanför EU och vissa länder inom EU/EES. Rekommendationerna ändras med kort varsel, för aktuell information se följande länk.

Övertid

Behöver ändringar göras i arbetsscheman bör parterna undersöka möjligheterna att komma överens om
ändringarna. En arbetsgivare kan ha rätt att vid plötsliga och förutsedda händelser beordra övertid. Vid andra ändringar måste de vanliga reglerna beaktas som finns i arbetstidslagen eller kollektivavtal.

En del arbetsgivare kan ha behov av att beordra extra övertid om många är sjuka eller arbetar hemifrån. Generellt gäller enligt arbetstidslagen att arbetsgivaren kan beordra allmän övertid på max 200 timmar per år och särskild övertid på max 150 timmar per år. Den totala övertiden får max uppgå till 48 timmar under en fyraveckorsperiod eller 50 timmar per kalendermånad. Regler om dygnsvila på 11 timmar respektive veckovila på 36 timmar måste följas. Kollektivavtal kan innehålla andra regler.

Huvudregeln är att varken arbetsgivaren eller den anställde ensidigt kan återkalla en beviljad semester. I vissa situationer kan dock arbetsgivaren dra tillbaka en beviljad semester, vid t.ex. personalbrist eller att den anställde har en sådan befattning att denne måste vara på arbetsplatsen. Arbetsgivaren kan i så fall behöva ersätta den anställde för kostnader som denne har.

Sjukdom och sjukpenning

Regler om sjukpenning ändras tillfälligt. Det är lite olika regler som gäller för arbetsgivare och anställda beroende på när sjukdomen inträffat.

För arbetsgivare gäller följande. Karensavdrag ska göras på vanligt sätt oberoende av när sjukdomen inträffat. Regeringen förslår dock att arbetsmarknadens parter i kollektivavtal ska kunna avtala om att karensavdrag inte ska göras, denna möjlighet är främst tänkt för arbeten inom vård och omsorg. Arbetsgivaren svara för sjuklön mellan dag 2 och 14 enligt vanliga regler. Staten ersätter företagen för högre sjuklönekostnader till följd av Coronapandemin under perioden 1 augusti och 31 december, regeringen föreslår att dessa regler ska förlängas till den 30 april 2021. Dessa regler innebär att staten ersätter högre sjukkostnader än normala. Detta sker genom att staten ersätter sjuklönekostnader över en viss procentsats som baseras på företagets totala lönekostnader under en månad. Ju högre lönesumma desto större andel av sjuklönekostnaderna får företaget stå för själv. För sjuklöner mellan mars och juli gällde andra regler.

Karensavdraget slopas tillfälligt från den 11 mars och gäller för närvarande fram till den 31 december. Regeringen föreslår att dessa regler ska förlängas till den 30 april 2021. Den anställde får begära ersättning från Försäkringskassan, vilket kan ske i efterhand. Ersättningen bestäms enligt en schablon som är 804 kr, den föreslås höjas till 810 kr från den 1 januari 2021 från den 1 juni. En enskild näringsidkare får också en schabloniserad sjukpenning under karensperioden, den uppgår till 804 kr, från den 1 januari föreslås beloppet höjas till 810 kr.

För sjukfrånvaro där den första sjukdagen inträffade den 1 november 2020 till den 14 december 2020 krävs läkarintyg från den 15 sjukdagen för att få sjukpenning. För sjukfrånvaro som började under perioden 15 december 2020 till 31 januari 2021 krävs läkarintyg efter dag 21. Motsvarande tidsfrister gäller vid frånvaro för vård av sjukt barn (VAB), reglerna gäller dock till den 30 april. Regeln att anställd ska lämna läkarintyg till arbetsgivaren från dag 8 är tillfälligt ändrad till från dag 15, särskilda regler gäller dock vid deltidssjukskrivningar då det krävs sjukintyg vid ökad sjukskrivning.

Senareläggning av skatteinbetalningar

Ett företag kan få anstånd med betalning av arbetsgivaravgifter, preliminärskatt på lön och moms som redovisas månads-, kvartals- eller årsvis. Regeringen föreslår att reglerna förlängs. Enligt förslaget kan ett företag kan få anstånd med inbetalningen för högst 6 månaders skatteinbetalningar som avser januari till december 2020. Företag som redovisar kvartalsmoms föreslås få anstånd med högst två kvartal. Anstånd kan ges i högst 12 månader. Regeringen föreslår nu att anståndstiden kan utökas med ytterligare 12 månader. Det innebär att ett företag som t.ex. söker om anstånd för arbetsgivaravgifterna för september 2020 kan få anstånd som längst till den 12 november 2022 om förslaget går igenom. Ett företag som får anstånd ska betala kostnadsränta, fn 1,25 % på årsbasis. På beviljat anståndsbelopp ska företaget dessutom fr.o.m. den sjunde månaden även betala en anståndsavgift på 0,2 %. Kostnadsräntan och anståndsavgiften är inte avdragsgill. För att få anstånd krävs att företaget inte missköter sin ekonomi, är oseriösa eller har stora skatteskulder. Det är Skatteverket som i varje enskilt fall avgör om ett företag ska få anstånd eller inte.

Företaget ska deklarera som vanligt och ansöka om anstånd med betalningen av skatten. Så länge företaget har anstånd är det inte skyldigt att betala in skatterna. Den dagen anståndet upphör måste pengarna betalas in vid närmast efterföljande uppbördstillfälle Det är därför viktigt att planera så att företaget har tillräcklig likviditet för att betala när anståndet upphör. Om företaget inte kan betala när anståndet upphör kan personligt betalningsansvar inträda för bolagets företrädare för obetalda skatter och avgifter. Någon risk för att drabbas av personligt betalningsansvar för obetalda skatter under anståndsperioden bedömer vi inte föreligga, skatterna har ju inte förfallit till betalning vilket är ett villkor för att betalningsansvaret ska inträda.

Företag och enskilda näringsidkare kan inte få anstånd med sin egen preliminärskatt. Det finns dock en möjlighet att lämna in en preliminärdeklaration och jämka preliminärskatten. På så sätt går det att minska utbetalningarna även för dessa skatter.

Det fanns även en möjlighet för enskilda näringsidkare och delägare i handelsbolag att tillfälligt öka avsättningen till periodiseringsfond till 100 %, dock högst 1 miljon kr. Detta möjliggjorde en minskning av redan inbetalda preliminärskatter för egenavgifter och F-skatt för 2019. Periodiseringsfond ska återföras till beskattning senast i deklarationen 2026 men de kan återföras tidigare och därmed användas för förlustutjämning.

Skatteverket har en generös syn som innebär att de för närvarande normalt inte skickar obetalda skatter vidare till kronofogdemyndigheten, inte aktualiserar personligt betalningsansvar för obetalda skatter i företag när problemen beror på Coronapandemin och efterger förseningsavgifter om deklarationer inte kommer in i rätt tid.

Skatteregler vid hemarbete

Som framgått ovan har arbetsgivaren ett ansvar för arbetsmiljön även vid hemarbete och eftersom hemarbete nu kommer att ske under en längre period uppkommer frågor kring vad som gäller skattemässigt. Några särskilda regler kring Corona finns inte utan det är de allmänna principerna gäller, nedanstående redovisning är därför en tolkning av dessa principer.

Om arbetsgivaren köper in nödvändiga kontorsmöbler, arbetsbelysning, datorutrustning, headset eller annat som placeras i den anställdes bostad under hemarbetet så har arbetsgivaren avdragsrätt för denna utrustning. Någon skattepliktig förmån uppkommer inte för den anställde så länge det rör sig om arbetsredskap, dvs har väsentlig betydelse för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det är oklart vad som gäller för avdragsrätt kring ingående moms. Avdragsrätt föreligger för datorutrustning, headset och liknande. Gäller inköpen kontorsmöbler och arbetsbelysning är det osäkert om avdragsrätt föreligger för ingående moms eftersom inköpen kan träffas av avdragsförbudet för stadigvarande bostad. Skatteverket har dock uttalat att om utrustningen köps in under Coronapandemin för att tillfälligt användas för hemarbete får avdrag göras för ingående moms. Dessa skattekonsekvenser förutsätter att arbetsgivaren äger utrustningen, det har dock ingen betydelse om arbetsgivaren betalar för dem direkt (vilket vi dock rekommenderar av bevisskäl) eller om den anställde gör utlägg för arbetsgivarens räkning.

Om en anställd köper kontorsutrustning för att kunna arbeta hemma saknar den anställde enligt praxis normalt avdragsrätt för detta i sin inkomstdeklaration. Om arbetsgivaren ger den anställde bidrag för att denne ska kunna köpa utrustning eller annan ersättning för hemarbete är sannolikheten mycket stor att detta skulle ses som en skattepliktig förmån. Arbetsgivaren får i och för sig avdrag såsom lönekostnad men det kommer att utgå arbetsgivaravgifter på förmånen. Möjligheten för den anställde att få avdrag är starkt begränsade.

Reglerna om personalförmåner på arbetsplatsen i form av t.ex. fritt kaffe, frukt och andra personalförmåner som arbetsgivaren normalt tillhandahåller på arbetsplatsen gäller sannolikt inte vid hemarbete. Om arbetsgivaren tillhandahåller denna typ av förmåner på hemarbetsplatsen är det sannolikt en skattepliktig förmån för den anställde och för arbetsgivaren utgår arbetsgivaravgifter på förmånen även om den är avdragsgill. Sannolikt är inte den ingående momsen avdragsgill.

Årsredovisning

Coronapandemin kan för många företag vara en väsentlig händelse som måste omnämnas i årsredovisningen, antingen som väsentlig händelse under räkenskapsåret i förvaltningsberättelsen eller som väsentlig händelse efter räkenskapsårets utgång i not, beroende på räkenskapsår. Viktigt är därför att företagsledningen tar ställning till om Coronapandemin har en väsentlig påverkan eller inte. Det är också viktigt att noga överväga formuleringarna eftersom de kan påverka möjligheterna att få omställningsstöd och stöd för korttidsarbete.

När bokslutsdagen ligger efter Coronapandemins utbrott, t.ex. den 30/4 2020 och senare, kan även olika poster i balansräkningen påverkas. Om marknadsvärdet på tillgångar sjunker kan det bli aktuellt att göra en nedskrivning. Detta gäller bl.a. innehav av olika finansiella tillgångar såsom aktier, andelar i aktiefonder och kapitalförsäkringar.

För en del företag är situationen så osäker och kan bli så allvarlig att det kan uppstå betydande osäkerhet om förutsättningarna att driva verksamheten vidare. Då måste upplysning även lämnas om denna osäkerhet. Det är viktigt att komma ihåg att många företag behöver lämna dessa upplysningar och det är inte detsamma som att företaget faktiskt kommer att behöva lägga ner eller avvecklas. Tidigare forskning visar att det inte finns något direkt samband mellan dessa upplysningar i årsredovisningar och konkurser i företagen.

Vissa stöd som avser räkenskapsåret kan först sökas efter räkenskapsårets utgång. Det finns också stöd som inte beviljats under räkenskapsåret till följd av att handläggningstid av stödansökan. Bokföringsnämnden har utarbetat ett förslag till allmänt råd som innebär att stöd får redovisas som intäkt under räkenskapsåret som stödet hänför sig till även om beslut om stödet fattats efter räkenskapsårets utgång men innan årsredovisningen avges. För att kunna redovisa intäkten krävs dessutom att beslutet kan ligga till grund för utbetalning av stödet och att företaget uppfyller de villkor som är förenade med stödet.

Årsredovisningen måste lämnas i rätt tid för att undvika förseningsavgifter.

Revision

Begränsningar såsom att undvika möten kan påverka möjligheten att utföra revision i vissa företag. Detta gäller framförallt revisorns närvaro vid lagerinventering som är obligatorisk när lagret uppgår till en väsentlig post. Till följd av Coronapandemin är det inte alltid möjligt att närvara men det finns inget Coronaundantag för revisorer. Revisorn kommer i dessa fall att genomföra alternativa granskningsåtgärder när så är möjligt vilket kan kräva bolagets medverkan. Det kommer att förekomma fall där begränsningen att utföra revision påverkar revisionsberättelsen genom att revisorn inte kan uttala sig om lagrets existens och värde och därmed varken kan tillstyrka eller avstyrka att resultaträkning och balansräkning fastställs.

Bolagsstämma

Det är tillåtet att hålla bolagsstämma utan att ägarna deltar fysiskt. Stämman kan hållas antingen digitalt eller genom poströstning. Det är möjligt att kombinera t.ex. en digital stämma med poströstning genom fullmakter.Dessa regler gäller för stämmor fram till den 31 december 2021.